استفاده از داوطلبان یکی از اجزای جدایی ناپذیر در مدیریت بحران است. نیروهای داوطلب چه آنها که از قبل سازماندهی شده اند و چه آنها که بطور خودجوش در شرایط بحرانی وارد عمل و فعالیت می شوند حجم قابل توجهی از مهارتها، توانایی ها و منابع را با خود به میدان می آورند که می توان از آنها قبل و حین و پس از بحرانها استفاده برد. فعال کردن عملیات داوطلبانه بخش خصوصی نیز می تواند به میزان قابل توجهی بر این منابع بیافزاد و موجبات تقویت مدیریت بحران شود. مدیران بحران باید بدانند که توانایی آنها در نحوه کار کردن با نیروهای داوطلب می تواند تاثیرات زیادی بر زندگی و مرگ شهروندان در شرایط بحرانی داشته باشد. نیروهای داوطلب می توانند تاثیر گذار باشند و این بر عهده سازمانهای ذیربط است تا این تاثیر گذاری ها را در جهات مثبت و کارایی بیشتر هدایت نمایند.
در عین حال که بحرانها با هم تفاوتهایی دارند ولی اغلب آنها از این جهت که در همه آنها حجم زیادی از مواد و نیروهای انسانی هجوم می آورند با هم شبیه هستند. در شرایط بحرانی واکنش طبیعی بسیاری از انسانها آن است که با مال و یا جان خود به کمک می آیند. با آنکه این نوع رفتارها از روی انسان دوستی و خیر خواهی مردم می باشند ولی اگر سازمانهای دولتی و غیر دولتی آمادگی لازم برای جذب درست آنها را نداشته باشند خود منجر به بروز بحرانی ثانویه می شوند. برنامه ریزی قبلی برای برخورد با این مسایل موجب آن می شود که در زمان بحران مدیران نیاز به صرف وقت برای اینکه با این نیروها چکار بکنند نداشته باشند.
به محض وقوع بحران افراد علاقمند شروع به یافتن راههایی برای کمک کردن می شوند و برای این کار با سازمانهای مربوطه تماس می گیرند و یا به جستجو در اینترنت می پردازند تا بهترین راه ارایه خدمت را پیدا نمایند. سازمانهایی که نیاز به نیروهای داوطلب در این شرایط دارند باید بدانند که چگونه به سرعت آنها را وارد چرخه فعالیت نمایند. در این موارد سیستمهای تشکیل پرونده و تخصیص نیروها به صورت دستی و یا الکترونیکی می توانند بکار گرفته شوند. البته این افراد فقط بخشی از نیروهای داوطلب را تشکیل می دهند. بسیاری از داوطلبان سعی می کنند که شخصا به محل وقوع بحران مراجعه می نمایند. در این موارد ایجاد سیستمهای ثبت نام در محل بحران تا حدود زیادی کارساز است و می توان از این طریق نیروهای داوطلب را با نیروهای رسمی ترکیب نمود. در این روش نیروهای داوطلب به سرعت در محل ثبت نام شده و به مکانهای مورد نیاز هدایت می شوند در حالیکه نیروهای عملیانی موجود در صحنه همچنان بدون اینکه درگیر مدیریت داوطلبان و مسایل مربوط به آنها باشند به فعالیتهای خود ادامه می دهند. البته نحوه ادغام نیروهای داوطلب به صحنه بحران باید با ملاحظه حساسیتهای مربوطه صورت پذیرد. نیروهای اصلی مدیریت بحران غالبا تحت شرایط فشارهای روحی و روانی کار می کنند و دچار خستگی می شوند و ادغام کردن نیروهای داوطلب خونسرد و یا غیر خسته بین آنها ممکن است کاری دشوار باشد. کسانی که مدیریت داوطلبان را بر عهده دارند باید در انتخاب افراد برای وظایف مختلف ملاحظات مربوط به شرایط کار را در نظر بگیرند و از نیروهای صبور و پر طاقت استفاده شود.
